POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - QUEJATE.COM.CO

Esta política desarrolla el marco de recolección, uso, almacenamiento, transferencia y supresión de datos personales aplicables al acceso y uso de los servicios ofrecidos dentro de la plataforma tecnológica PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS, (en adelante la Plataforma o simplemente Quejate.com.co) en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Este es un documento derivado y relacionado con los términos y condiciones de la plataforma tecnológica Quejate.com.co, por lo tanto debe interpretarse de manera conjunta con aquél y aplica igualmente para la página Web y la App.

RESPONSABLE

La plataforma es propiedad y es administrada por:

TIPOS DE DATOS TRATADOS

Para el cumplimiento de los objetivos de la Plataforma, los datos personales tratados pueden ser los siguiente:

• Datos personales generales: nombre, identificación, dirección, correo electrónico, teléfono.
• Datos sensibles: información de salud, opiniones políticas, creencias religiosas, orientación sexual, etc.
• Datos de navegación y técnicos: dirección IP, cookies, logs de acceso.

FUENTE Y FORMA DE RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

QUEJATE.COM.CO y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA S.A.S. podrán recolectar datos personales mediante mecanismos físicos, digitales o análogos, con el fin de conocer, clasificar y ofrecer programas, productos y servicios a usuarios, proveedores, domiciliarios, establecimientos aliados, empresas aliadas e inversionistas. La información recolectada también podrá ser utilizada para análisis estratégicos de negocio apoyados en herramientas de inteligencia de negocios, minería de datos e inteligencia artificial, con propósitos de predicción, clasificación y segmentación, siempre conforme a la ley.

Formas de recolección de datos personales

1. Usuarios, clientes y aliados

• Mediante el uso de cookies y almacenamiento automático de datos (URL, navegador, dirección IP, entre otros) al acceder a la plataforma.
• A través de correos electrónicos y mensajería instantánea.
• Mediante interacción en páginas web o aplicación móvil (creación de cuenta, usuario y contraseña).
• Por llamadas telefónicas.
• En eventos organizados por QUEJATE.COM.CO y/o PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA S.A.S.
• A través de la transmisión o transferencia de información por parte de aliados estratégicos.

2. Proveedores, colaboradores, trabajadores y candidatos

• Por medio de ofertas y portafolios de servicios.
• A través de correos electrónicos, reuniones o comunicaciones telefónicas.
• Mediante contratos laborales, de cooperación o de prestación de servicios.

3. Socios

• A través de correos electrónicos.
• Mediante contratos de cooperación o de prestación de servicios.
• Por llamadas telefónicas o reuniones presenciales/virtuales.

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Los Datos Personales que recolecta QUEJATE.COM.CO son incorporados en una Base de Datos a la que accede únicamente el personal autorizado de QUEJATE.COM.CO y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA S.A.S. en el ejercicio de sus funciones. En ningún caso se realizará tratamiento para fines distintos a los aquí señalados o informados al Titular a más tardar en el momento de su recolección.

La recolección de Datos Personales de usuarios, trabajadores, colaboradores, establecimientos aliados o aliados estratégicos se realiza para garantizar el normal funcionamiento de la operación y, en particular, para las siguientes finalidades:

1. Gestión de la relación con el titular

• Contactar y contratar productos o servicios requeridos.
• Crear, administrar y mantener la cuenta del usuario.
• Prestar, mantener, desarrollar y controlar la relación comercial.
• Brindar información necesaria sobre productos y servicios, incluyendo los de aliados comerciales, para formalizar relaciones de consumo.
• Gestionar solicitudes, quejas y reclamos, direccionándolos a las áreas responsables.

2. Administración interna y mejora del servicio

• Incorporar y almacenar datos en la base de datos.
• Organizar, clasificar y validar la información suministrada.
• Conservar registros históricos y mantener contacto con los titulares.
• Estudiar y analizar la información para mejorar productos, servicios y atención.
• Implementar estrategias de mercado, segmentación y personalización de ofertas.
• Realizar encuestas de satisfacción, programas de lealtad y servicio postventa.
• Control y prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

3. Comunicación y marketing

• Enviar comunicaciones por cualquier canal (redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamadas, entre otros) relacionadas con el objeto social de la empresa.
• Desarrollar campañas de comunicación, promoción y divulgación de productos y servicios propios o de aliados estratégicos.

4. Cumplimiento legal y contractual

• Celebrar, ejecutar y gestionar propuestas de negocio y contratos.
• Presentar reportes a autoridades de inspección, vigilancia y control, y atender requerimientos administrativos o judiciales.
• Realizar reportes a centrales de riesgo en caso de incumplimiento de obligaciones financieras.
• Gestionar información contable, fiscal y administrativa, conservando la documentación por los términos legales (mínimo 10 años según Ley 962 de 2005).

5. Gestión con terceros

• Entregar datos a proveedores de almacenamiento y administración de información bajo estándares de seguridad y confidencialidad.
• Compartir datos con terceros proveedores de servicios, accionistas, aliados comerciales y estratégicos, en cumplimiento del objeto social.
• Transferir y transmitir datos personales, nacional o internacionalmente, conforme a la normativa vigente.

OTROS FINES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

De igual forma, podrán recolectarse datos personales para:

• Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios con proveedores.
• Cumplir procesos internos relacionados con administración de establecimientos aliados y contratistas.
• Gestionar información tributaria, facturación, certificaciones y demás obligaciones legales.
• Controlar y registrar ingreso y salida de instalaciones.
• Verificar información aportada para prevenir fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Adelantar operaciones y gestiones administrativas, comerciales y de mercadeo, incluyendo estudios de crédito, análisis estadísticos e investigaciones de mercado.
• Mantener comunicación con establecimientos aliados y otros actores de la relación comercial.
• Facilitar y optimizar el contacto entre titulares y aliados comerciales, conforme al artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.

Todos los tratamientos se realizarán conforme a la legislación colombiana sobre protección de datos personales y demás normas aplicables.

DEFINICIONES Y GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, los siguientes términos se definen conforme a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008, Ley 1480 de 2011, Ley 1755 de 2015, Ley 962 de 2005 y demás normas aplicables:

DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

La información divulgada directa o indirectamente seguirá siendo de propiedad del titular, sin embargo, el titular debe tener en cuenta los siguientes derechos y deberes para un correcto tratamiento de los datos y garantizar los fines para los cuales fue divulgada.

Derechos:

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición mediante solicitud escrita al Centro de ayuda a través del correo servicio: soporte@quejate.com.co

Negarse a divulgar su información y a que sea tratada: Es necesario tener en cuenta que al aceptar nuestras políticas de privacidad y confidencialidad de la información el titular declara haber leído y comprendido la totalidad de este documento; si no desea que Quejate.com.co realice el tratamiento de su información, puede declinar la solicitud en cualquier momento antes de aceptarla.

Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

El titular tiene derecho a mantener su información actualizada y corregida, pero es necesario tener en cuenta que hay datos que no se pueden modificar o suprimir al aceptar estas políticas ya que están orientados a proteger sus derechos como consumidores. Aquellos que revelan su identidad solo se podrán corregir cuando contengan errores de redacción, para lo cual el titular deberá enviar un mensaje al Centro de ayuda a la dirección soporte@quejate.com.co

Así mismo, podrá solicitar la actualización de su información sociodemográfica o cancelación de la cuenta Quejate.com.co. Cuando solicite la cancelación del servicio o cuenta Quejate, su información ya no estará disponible en nuestro portal para recibir pagos, pero esta deberá permanecer almacenada para garantizar los derechos de los demás usuarios.

Al resguardo de la información: Tiene derecho a que su información esté protegida y para ello garantizamos las mejores prácticas para la protección y resguardo de la información.

Confidencialidad: Tiene derecho a mantener tu información confidencial y que solo será tratada con los fines expuestos en estas políticas.

Solicitud para que cese el tratamiento de datos con fines publicitarios: Tiene derecho a solicitar que no se siga usando tu información con fines informativos o publicitarios, para ello puedes enviar una solicitud a soporte@quejate.com.co o Contactarnos por la Categoria QUEJATE en la Opción Crear PQRSD.

Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS salvo en aquellos casos en los que legalmente el Responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.

Derecho a ser informado por PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS.

Deberes:

Brindar información veráz: Quejate.com.co y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS da por verdadera toda la información que nos suministra su titular, no obstante, ésta puede ser verificada para efectos de control de riesgos.

Quejate.com.co podrá denegar solicitudes cuando encuentre que la información entregada tiene inconsistencias, alteraciones, imprecisiones o no sea veraz.

Mantener actualizada su información de contacto: El titular debe mantener toda la información actualizada, así garantiza que todas las notificaciones que se deban hacer llegarán de forma oportuna.

Prohibición uso de terceros: El titular es el propietario y responsable del uso exclusivo de su cuenta por tanto se hace responsable de su cuenta como personal e intransferible.

MENORES DE EDAD

PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS no tiene como objetivos principales recolectar, divulgar o tratar la información de menores de edad. Sin embargo, toda vez que el ejercicio de derechos fundamentales tales como el derecho de petición y la acción de tutela pueden ser interpuestos por cualquier persona, incluyendo menores de edad, esta plataforma podrá, en relación con ellos, recolectar, usar, almacenar, transferir y dar el tratamiento de sus datos en los términos de esta política.

Quejate.com.co no se hace responsable por el uso no autorizado de la plataforma de pagos o cualquier de los servicios por parte de menores de edad, en nombre de sus cuidadores, acudientes o responsables, por lo cual se aconseja a los padres, acudientes, tutores o responsables, la supervisión de los menores de edad cuando estos manipulen o tengan acceso a Internet.

PRINCIPIOS

• Principio de legalidad: La presente política de privacidad y confidencialidad ha sido construida en concordancia con el contenido de la ley 1581 de 2012 y las demás normas o disposiciones expedidas por los respectivos órganos de control dentro de la jurisdicción colombiana.
• Principio de finalidad: El tratamiento que damos a tu información personal tiene una finalidad legítima en concordancia con la legislación colombiana, estos fines son los indicados más adelante o contenidos en nuestros términos y condiciones de uso.
• Principio de libertad: El Tratamiento que damos a tus datos sólo puede ejercerse con consentimiento, previo, expreso e informado, con la aceptación de estas políticas de privacidad confirmamos la aceptación.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Toda la información que envíes, divulgues o consultemos tendrá carácter de confidencial.

RESPONSABLE DE PETICIONES

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es el Centro de ayuda disponible a través del correo electrónico soporte@quejate.com.co

PROCEDIMIENTO

Los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización mediante el siguiente procedimiento:

• Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica del Centro de ayuda soporte@quejate.com.co
• La respuesta a toda petición o reclamo se hará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del mensaje.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener los datos solicitados en el formulario que designe PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS para los efectos.
• En el caso de la solicitud de supresión de datos por parte del Titular, se implementará una opción para eliminar la cuenta, mediante la cual el usuario podrá solicitar la eliminación definitiva de toda su información en la base de datos. Este proceso garantizará la eliminación de todos los datos personales, desde información de identificación personal (PII) hasta información personal sensible (SPI), de modo que no quede ningún dato relacionado con el usuario en nuestros sistemas. Sin embargo La Plataforma podrá conservar el registro estadístico de la información por razones de integridad de los datos cuantitativos de La Plataforma.

CAMBIOS EN POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

Es posible que Quejate.com.co deba actualizar o modificar estas políticas de privacidad. Cualquier cambio en las políticas de tratamiento de datos personales se informará a los titulares mediante envío de un mensaje ante cualquiera de los medios registrados, bien a través del correo electrónico registrado por cada uno de los titulares de los datos, a través de la página web institucional o a través de un mensaje proveniente de la misma App. Ten presente que no es obligatorio que aceptes estos términos para el tratamiento de tu información, pero al no poder acceder a tu información o consultarla, hay servicios que no van a estar a tu alcance, como quiera cuando estos sean aceptados habremos entendido que los leíste y estuviste de acuerdo con nuestras políticas.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

1. Uso de computación en la nube y encargados internacionales

QUEJATE.COM.CO y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA S.A.S. utilizan servicios de computación en la nube. En este contexto, el Encargado del Tratamiento ubicado en Colombia puede enviar datos personales a un Responsable del Tratamiento fuera del país, para su almacenamiento y procesamiento en servidores de proveedores tecnológicos. Dichos proveedores deberán cumplir con estándares de seguridad, confidencialidad y protección de datos acordes con la legislación colombiana.

2. Pasarelas de pago

Cuando el usuario utilice pasarelas de pago independientes a la Plataforma, quedará sujeto a los términos y condiciones de dichas pasarelas, los cuales deberá revisar y aceptar antes de acceder a sus servicios. La Plataforma no se hace responsable por el tratamiento de datos que realicen dichas pasarelas.

3. Transmisión de datos a terceros

El Responsable del Tratamiento podrá transmitir información personal a terceros cuando sea necesario para:

• Clasificar o disponer información para efectos empresariales, comerciales, de inversión o alianzas estratégicas.
• Facilitar la participación de empresas, inversionistas, aliados o miembros de la comunidad en actividades de la Plataforma.
• Ejecutar el objeto social y operaciones de PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA S.A.S., protegiendo siempre los derechos y la información del titular.

4. Cumplimiento normativo

La transmisión o transferencia de datos personales se realizará conforme a lo dispuesto en la normativa vigente y bajo supervisión de la autoridad de control, observando las siguientes reglas:

a) Transmisiones o transferencias nacionales: Se verificará el cumplimiento de la legislación de protección de datos y las medidas de seguridad exigidas al encargado o nuevo responsable.

b) Transferencias internacionales:

• Solo se realizarán a países con niveles adecuados de protección de datos reconocidos por la autoridad de control en Colombia.
• Cuando el país receptor no cuente con dicho nivel de protección, la transferencia o transmisión estará prohibida, salvo en los siguientes casos:
  • Autorización expresa e inequívoca del titular.
  • Intercambio de datos médicos por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles conforme a la ley aplicable.
  • Transferencias acordadas en tratados internacionales suscritos por Colombia bajo el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato o medidas precontractuales con autorización del titular.

Finalidades del Tratamiento

El tratamiento de los datos personales se realizará para las siguientes finalidades:

• Prestar los servicios ofrecidos en la Plataforma.
• Gestionar y dar seguimiento a PQRSD, así como generar documentos jurídicos relacionados.
• Contactar a los usuarios y enviar notificaciones asociadas al servicio.
• Realizar transmisiones y transferencias nacionales e internacionales para alojamiento en servidores seguros.
• Efectuar procesos de perfilamiento automatizado para sugerir acciones legales, garantizando el derecho del usuario a solicitar revisión humana.

Tratamiento de Datos Sensibles

El tratamiento de datos sensibles requerirá consentimiento expreso, previo e informado del titular. El titular no está obligado a suministrar este tipo de datos, salvo que sean estrictamente necesarios para la prestación del servicio solicitado.

Transferencias Internacionales

Los datos personales podrán ser transferidos a países que cuenten con niveles adecuados de protección, según lo determinado por la autoridad de control en Colombia.

En caso de transferencias hacia países que no cumplan este estándar, se exigirá la autorización expresa del titular o se aplicará alguna de las excepciones legales previstas en la ley.

DATOS SENSIBLES

PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS y Quejate.com.co podrá solicitar información sensible relacionada esencialmente con aspectos financieros o estrategias de mercadeo de la comunidad Quejate. En ese sentido, aplican las siguientes reglas:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
• Si el titular no está de acuerdo con lo indicado en la política de tratamiento de datos personales y en los términos y condiciones puede libremente abandonar el sitio o la app y no darle uso. No obstante, el mero uso de la web o app se entiende como la aceptación de todas las condiciones indicadas por el sitio web o app y por esta política de manejo de datos personales.
• En todo caso, PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. Quejate.com.co y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS no condicionarán, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
• No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD

Hacemos todo lo que está a nuestro alcance y lo que dictan las buenas prácticas industriales, para que la información de los titulares esté resguardada con los mejores estándares de calidad en la seguridad, sin embargo es posible que con ocasión a algún tipo de ataque externo no previsto o identificado incluso por los organismos de control y la industria como vulnerabilidad en sistemas operativos, estándares de red, protocolos de cifrado de datos, procesadores, etc., puedan presentarse brechas en la seguridad que permita la pérdida o filtración de tu información.

En virtud de lo anterior el titular declara que tiene conocimiento de los riesgos que existen al registrarse en la plataforma tecnológica Quejate.com.co, divulgar y compartir y permitir la consulta de tu información y por ende el titular exonera a PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS y Quejate.com.co de toda responsabilidad cuando situaciones no previstas vulneren tus derechos como titular de la información.

VIGENCIA

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras la Plataforma trate datos personales.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de Quejate.com.co y PLATAFORMA DE QUEJAS CIUDADANA SAS durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que dicha empresa o los establecimientos Aliados pueda cumplir con sus deberes legales.